ส่งงาน 24/02/2561

Posted by : Unknown วันเสาร์ที่ 24 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2561

1 การกำหนดขอบเขต KM (KM Focus Areas)

1.1 ขอบเขต KM (KM Focus Areas) เป็นหัวเรื่องกว้างๆ ของความรู้ที่จำเป็นและสอดคล้องกับประเด็นยุทธศาสตร์ตามแผนบริหารราชการแผ่นดินซึ่งต้องการจะนำมาใช้กำหนดเป้าหมาย KM (Desired State)

1.2. ในการกำหนดขอบเขต KM ควรกำหนดกรอบตามองค์ความรู้ที่จำเป็นต่อกระบวนงาน (Work Process) ในข้อเสนอการเปลี่ยนแปลง (Blueprint for Change) ที่ได้นำเสนอสำนักงาน กพร. ไว้ในปี 2548 ก่อนเป็นลำดับแรก หรือ อาจกำหนดขอบเขต KM ตามองค์ความรู้ที่จำเป็นต้องมีในองค์กร เพื่ฮปฏิบัติงานให้บรรลุตามประเด็นยุทธศาสตร์อื่นๆ ขององค์กร

สามารถใช้แนวทางการกำหนดขอบเขตและเป้าหมาย KM เพื่อจะช่วยรวบรวมขอบเขต KM และนำไปกำหนดเป้าหมาย KM และแผนการจัดการความรู้ ดังนี้

- แนวทางที่เป็นความรู้ที่จำเป็นสนับสนุน พันธกิจ/ วิสัยทัศน์/ ประเด็นยุทธศาสตร์ ในระดับของหน่วยงานตนเอง

- หรือแนวทางที่เป็น ความรู้ที่สำคัญต่อองค์กร

- หรือแนวทางที๋เป็นปัญหาที่ประสบอยู่ และสามารถนำ KM มาช่วยได้

- หรือเป็นแนวทางอื่นใดก็ได้ ที่ทางหน่วยงานเห็นว่าเหมาะสม

2 ลักษณะโครงสร้างทีมงาน KM

KM Team

คุณสมบัติและทักษะที่สำคัญ

´ รักการค้นคว้าและเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ (ที่บางครั้งไม่มีในตำรา)

´ ไม่กลัวการลองของใหม่ๆ (ซึ่งบางครั้งอาจล้มเหลว)

´ มีความสามารกในการสื่อสารและนำเสนอ (อธิบายเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่าย)

´ ไม่ย่อท้อหากไม่ประสบความสำเร็จ (อึด)

´ มีทักษะในการวิเคราะห์ สังเคราะห์ และสรุปประเด็น

´ มีทักษะในการ facilitate

´ มีความสามารถในการประสานงานและทำงานเป็นทีม

´ ปรับปรุงและพัฒนาอยู่ตลอดเวลา

3 กระบวนการจัดการความรู้ 7 ขั้นตอน

กระบวนการจัดการความรู้เป็นกระบวนการแบบหนึ่งที่จะช่วยให้เกิดพัฒนาการของความรู้ภายใฯองค์กร ประกอบด้วย 7 ขั้นตอน ดังนี้

1) การบ่งชี้ความรู้ เป็นการระบุเกี่ยวกับความรู้ที่องค์กรจาเป็นต้องมี ต้องใช้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามวิสัยทัศน์ พันธกิจขององค์กร ได้แก่ ความรู้อะไรบ้าง ความรู้อะไรที่มีอยู่แล้ว อยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ใคร

2) การสร้างและแสวงหาความรู้ เป็นการสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เดิม แยกความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้วออกไป มีหลายแนวทาง เช่น ใช้ SECI model นาบุคลากรที่มีความรู้และประสบการณ์ต่างกันมาประชุม/ทางานร่วมกัน จ้างคนที่มีความรู้มาทางานในองค์กร จ้างที่ปรึกษา

3) การจัดความรู้ให้เป็นระบบ เป็นการวางโครงสร้างความรู้ แบ่งชนิด ประเภท เช่น กฎ ระเบียบ ขั้นตอนการทางาน ฯลฯ กาหนดวิธีการจัดเก็บและค้นคืน เพื่อให้สืบค้น เรียกคืน และนาไปใช้ได้สะดวก

4) การประมวลและกลั่นกรองความรู้ เป็นการกลั่นกรองความถูกต้อง ครบถ้วน ทันสมัย ใช้งานได้ของความรู้ ปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์

5) การเข้าถึงความรู้ เป็นการทาให้ผู้ใช้ความรู้นั้นเข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) Web board บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

6) การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นการนาความรู้ที่ได้จากการปฏิบัติงานมาแลกเปลี่ยนเคล็ดลับ เทคนิคการทางาน เทคนิคการแก้ปัญหา หรือปรับปรุงคู่มือการปฏิบัติงาน สาหรับความรู้ที่ชัดแจ้ง Explicit Knowledge อาจจัดทาเป็น เอกสาร ฐานความรู้ เทคโนโลยีสารสนเทศ ส่วนความรู้ที่ฝังในตัวคน Tacit Knowledge อาจจัดทาเป็นระบบทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนนักปฏิบัติ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว (ผู้เชี่ยวชาญจากที่หนึ่งไปปฏิบัติงานในอีกที่หนึ่ง) เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น

7) การเรียนรู้ เป็นการนาความรู้ที่ได้จากการแบ่งปันแลกเปลี่ยนหรือสืบค้นไปใช้ประโยชน์ในการทางาน แล้วเกิดความรู้ใหม่นามาเข้าระบบจัดเก็บหรือแบ่งปันแลกเปลี่ยน ก็จะได้องค์ความรู้ใหม่ให้ใช้ประโยชน์ต่อไปได้เรื่อยๆ ควรทาให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น เกิดระบบการเรียนรู้จากวงจร “สร้างองค์ความรู้>นาความรู้ไปใช้>เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่” และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง

4 กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง

CMP. : (Change Management Process)

เป็นกรอบความคิดแบบหนึ่ง เพื่อให้องค์กรที่ต้องการจัดการความรู้ภายในองค์กร ได้มุ่งเน้นถึงปัจจัยแวดล้อมภายในองค์กร ที่จะมีผลกระทบต่อการจัดการความรู้ ประกอบด้วย 6 องค์ประกอบ ดังนี้

1) การเตรียมการปรับเปลี่ยนพฤติกรรม เช่น กิจกรรมการมีส่วนร่วมสนับสนุนจากผู้บริหาร (ที่ทุกคนมองเห็น) โครงสร้างพื้นฐานขององค์กร ทีม/หน่วยงานที่รับผิดชอบ มีระบบการติดตามและประมวลผลกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จชัดเจน

2) การสื่อสาร เช่น กิจกรรมที่ทำให้ทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่องค์กรจะทำ ประโยชน์ที่จะเกิดกับทุกคนแต่ละคนจะมีส่วนร่วมได้อย่างไร

3) กระบวนการและเครื่องมือ ช่วยให้การค้นหา เข้าถึง ถ่ายทอด และแลกเปลี่ยนเรียนรู้สะดวกขึ้นโดยการเลือกใช้กระบวนการและเครื่องมือ ขึ้นกับชนิดของความรู้ ลักษณะขององค์กร (ขนาด สถานที่ตั้ง ฯลฯ)ลักษณะการทำงาน วัฒนธรรมองค์กร ทรัพยากร

4) การเรียนรู้ เพื่อสร้างความเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญและหลักการของการจัดการความรู้โดยการเรียนรู้ต้องพิจารณาถึงเนื้อหา กลุ่มเป้าหมาย วิธีการ การประเมินผล และการปรับปรุง

5) การวัดผล เพื่อให้ทราบว่า การดำเนินการได้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ มีการนำผลของการวัดมาใช้ในการปรับปรุงแผนและการดำเนินการให้ดีขึ้น มีการนำผลของการวัดมาใช้ในการสื่อสารกับบุคคลในทุกระดับ ให้เห็นประโยชน์ของการจัดการความรู้ และการวัดผลต้องพิจารณาด้วยว่า จะวัดผลที่ขั้นตอนใด ได้แก่ วัดที่ระบบ (System) วัดที่ผลลัพธ์ (Out put) หรือวัดที่ประโยชน์ที่จะได้รับ (Out come)

6) การยกย่องชมเชยและให้รางวัล เป็นการสร้างแรงจูงใจให้เกิดการปรับเปลี่ยนพฤติกรรม และการมีส่วนร่วมของบุคลากรในทุกระดับ โดยข้อควรพิจารณาได้แก่ ค้นหาความต้องการของบุคลากร แรงจูงใจระยะสั้นและระยะยาวบูรณาการกับระบบที่มีอยู่ ปรับเปลี่ยนให้เข้ากับกิจกรรมที่ทำให้แต่ละช่วงเวลา

5 ความหมายของ COP

COP ย่อมาจาก Community of Practice ซึ่งหมายถึง ชุมชนนักปฏิบัติ หรือ ชุมชนแห่งการเรียนรู้ที่รวบรวมกลุ่มคนที่มีความรู้ความสนใจในเรื่องเดียวกัน มาร่วมแลกเปลี่ยน แบ่งปัน เรียนรู้ในเรื่องนั้น ๆ ร่วมกัน เพื่อได้มาซึ่ง Knowledge Assets : KA หรือ ขุมความรู้ ในเรื่องนั้น ๆ สำหรับคนในชุมชนเพื่อไปทดลองใช้ แล้วนำผลที่ได้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างสมาชิก อันส่งผลให้ความรู้นั้น ๆ ถูกยกระดับ ขึ้นเรื่อย ๆ ผ่านการปฏิบัติ ประยุกต์ และปรับใช้ตามแต่สภาพแวดล้อมและสถานการณ์ที่หลากหลาย อันทำให้งานบรรลุผลดีขึ้นเรื่อย ๆ

COP เป็น 1 ใน เครื่องมือของการจัดการความรู้ (KM Tools) ประเภท Non-Technical Tools สำหรับการดึงความรู้ประเภท Tacit Knowledge หรือ ความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล ซึ่งซ่อนเร้นอยู่ภายใน
´    กลุ่มคนที่รวมตัวกันโดยมีความสนใจและความปรารถนา (Passion) ร่วมกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง (มี Knowledge Domain)
´    ปฏิสัมพันธ์และสร้างความสัมพันธ์ในกลุ่ม เป็นชุมชน (community) ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
´    แลกเปลี่ยนและพัฒนาความรู้ร่วมกัน ต้อง Practice และสร้างฐานข้อมูล ความรู้ หรือแนวปฏิบัติ

ประโยขน์ของ COP

ระยะสั้น
´ เวทีของการแก้ปัญหา ระดมสมอง
´ ได้แนวคิดที่หลากหลายจากกลุ่ม
´ ได้ข้อมูลมากขึ้นในการตัดสินใจ
´ หาทางออก/คำตอบที่รวดเร็ว
´ ลดระยะเวลา และการลงทุน
´ เกิดความร่วมมือ และการประสานงานระหว่างหน่วยงาน
´ ช่องทางในการเข้าหาผู้เชียวชาญ
´ ความมั่นใจในการเข้าถึงและแก้ปัญหา
´ ความผูกพันในกรเป็นส่วนหนึ่ งของกลุ่ม
´ ความสนุกที่ได้อยู่กับเพื่อนร่วมงาน
´ ได้รู้จักเพื่อนใหม่ที่มีหลายสิ่งหลายอย่างคล้ายกัน รวมทั้ง อาจกำลังเผชิญปัญหาที่คล้ายคลึงกัน เมื่อได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์จะทำให้ค้นพบวิธีแก้ปัญหา

ระยะยาว

´ เสริมสร้างวัฒนธรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ขององค์กร
´ เกืดความสามารถที่ไม่คาดการณ์ไว้
´ วิเคราะห์ความแตกต่างและตั้งเป้าหมายการปรับปรุงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
´ แหล่งรวบรวมและเผยแพร่วิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ
´ เกิดโอกาสพัฒนาองค์กรอย่างก้ าวกระโดด
´ เครือข่ายของกลุ่มวิชาชีพ
´ ชื่อเสียในวิชาชีพเพิ่มขึ้น
´ ได้รับผลตอบแทนจากการจ้างงานสูงขึ้น รักษาคนเก่งให้อยู่กับองค์กรได้เพิ่มโอกาสในการสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ ในองค์กร
´ ขับเคลื่อนให้องค์กรบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์

ลักษณะการทำ COP

* แบบกลุ่มเล็ก และกลุ่มใหญ่

* แบบเป็นทางการ (Public) - เปิดเผย และไม่เป็นทางการ (Private) - ส่วนตัว

* บนลงล่าง (Top Down) และรากหญ้า (Grass Root)

* แบบแยกฝ่าย และคละฝ่าย

* แบบคนในองค์กร-คนในองค์กร และคนในองค์กร-คนนอกองค์กร

* แบบระหว่างคน-คน และระหว่างคน-สื่อ-คน
ประเภทของ COP

* Helping Communities เพื่อแก้ปัญหาประจำวันและแลกเปลี่ยนแนวคิดในกลุ่มสมาชิก

* Best Practice Communities เน้นการพัฒนา ตรวจสอบและเผยแพร่แนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ

* Knowledge-stewareding Communities เพื่อจัดระเบียบ ยกระดับ และพัฒนาความรู้ที่สมาชิกใช้เป็นประจำ

* Innovation Communities เพื่อพัฒนาแนวคิด โดยเน้นการข้ามขอบเขต เพื่อผสมผสานสมาชิกที่มุมมองต่างกัน

การทำ COP ให้บรรลุเป้าหมายของ KM

เป้าหมายของ KM : Knowledge Mangement หรือ การจัดการความรู้ คือ ดึงความรู้ในตัวบุคคลในรูปของ Tacit Knowledge ออกมาจัดเก็บให้กลายเป็นความรู้ที่ปรากฎชัดแจ้ง หรือ Explicit Knowledge เพื่อสร้าง Best Practices หรือวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ สำหรับให้บุคคลอื่นสามารถนำไปทดลองใช้ และต่อยอดยกระดับความรู้นั้นขึ้นเรื่อยๆ